Procedura przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach oraz działań następczych w Urzędzie Gminy Kościan

§ 1

Zasady ogólne

1. Niniejsza procedura określa zasady przyjmowania i obsługi zgłoszeń, dotyczących nieprawidłowości w obszarach i przez osoby określone w § 3 niniejszej procedury, które mają miejsce w Urzędzie Gminy Kościan.
2. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z niniejszą procedurą przed dopuszczeniem go do pracy.
3. Pracodawca i wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj zatrudnienia powinni dążyć do należytego i zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz przeciwdziałania i eliminowania wszelkich nieprawidłowości, w tym nadużyć prawa niezależnie od jego rodzaju.
4. Wszelkie zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a ujawnione nieprawidłowości wyjaśniane i usuwane. Każdy zatrudniony pracownik składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z Polityką. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
5. Wdrożony w Urzędzie system zgłaszania nieprawidłowości, umożliwia wszystkim uprawnionym osobom przekazanie informacji o ewentualnych naruszeniach prawa, procedur i standardów etycznych, w sposób bezpieczny i poufny.
6. System zgłaszania nieprawidłowości zapewnia ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym.
7. Wszyscy pracownicy, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, rodzaj zatrudnienia oraz zajmowane stanowisko, a także pozostałe osoby wskazane w § 3 ust. 3 - są objęci ochroną wynikającą z niniejszej procedury.
8. Pracodawca monitoruje i dokonuje regularnego przeglądu niniejszej procedury w celu zapewnienia jej stosowania w sposób sprawiedliwy, spójny i skuteczny. Pracodawca prowadzi również politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o zasadach określonych w niniejszej procedurze, a także przepisach powszechnie obowiązujących.

§ 2

Definicje

1. Dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
2. Komisja Wyjaśniająca/Komisja – komisja powoływana przez pracodawcę do zweryfikowania zgłoszenia o nieprawidłowościach i podjęcia działań następczych.
3. Operator zgłoszeń – jest to pracownik na stanowisku ds. Obsługi Rady. Operator ma za zadanie przyjmowanie zgłoszeń, ich weryfikację, utrzymywanie kontaktu ze zgłaszającym, nadanie statusu sygnalisty i branie udziału w pracach Komisji. W przypadkach określonych w § 7 ust. 6 i 7 lub przy podczas jego nieobecności, obowiązki Operatora pełni Sekretarz.
4. Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu. Zbiór działań odwetowych, określony został w § 4 ust. 3. Jest to katalog otwarty.
5. Nieprawidłowości/Naruszenia – działanie lub zaniechanie, które w konsekwencji prowadzi do zdarzeń naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa, procedury wewnętrzne, standardy etyczne do których dochodzi w miejscu pracy i jej bezpośrednim otoczeniu.  
6. Urząd/Pracodawca/Organizacja – Urząd Gminy Kościan.
7. Działania następcze – działania podejmowane przez najpierw przez Komisję w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, działania podejmowane przez pracodawcę w celu przeciwdziałania naruszeń.
8. Zgłaszający – osoba która pracuje lub pracowała w Urzędzie, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Dokładny zakres osób uprawnionych do informowania o nieprawidłowościach zgodnie z niniejszą procedurą, określa § 3.
9. Osoba powiązana ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego

10.  Organ centralny – Rzecznik Praw Obywatelskich.

11.  Organ publiczny – organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

12.  Zgłoszenie zewnętrzne – podanie informacji o naruszeniu prawa do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej procedurze.

13.  Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

§ 3

Status sygnalisty

1. Zgłaszający może uzyskać status sygnalisty po spełnieniu wszystkich warunków określonych w niniejszym paragrafie.
2. Naruszenie musi dotyczyć zakresu spraw wymienionych w art. 2 Dyrektywy.
3. Procedurę stosuje się wobec osoby, która zgłasza nieprawidłowości związane z wykonywaną pracą, w tym do:

1)      pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

2)      osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

3)      osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

4)      przedsiębiorcy, członka organu osoby prawnej lub osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

5)      stażysty,

6)      wolontariusza.

1. Zgłaszający podlega ochronie określonej w niniejszej procedurze, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o nieprawidłowościach.
2. Zgłaszający nie podlega ochronie określonej w niniejszej procedurze, jeżeli zgłasza:

1)      informacje nieprawdziwe;

2)      informacje w złej wierze;

3)      informacje o naruszeniu prawa, które zostały już zgłoszone na postawie przepisów odrębnych (w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa);

4)      naruszenia godzące wyłącznie w prawa zgłaszającego;

5)      naruszenia następują wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego;

6)      naruszenia dot. ochrony informacji niejawnych;

7)      naruszenia dot. tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu;

8)      naruszenie z innych dziedzin prawa niewymienionych w § 3 ust. 2;

9)      informacje anonimowo.

§ 4

Ochrona Sygnalisty

1. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
2. Wobec zgłaszającego i osoby powiązanej nie mogą być podejmowane działania odwetowe.
3. Za działania odwetowe uznać należy w szczególności:

1)      odmowa nawiązania stosunku pracy,

2)      wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

3)      niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

4)      obniżenie wynagrodzenia za pracę,

5)      pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej,

6)      wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

7)      pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,

8)      przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,

9)      zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

10)  przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,

11)  niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

12)  negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

13)  nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

14)  wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

15)  nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

16)  działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze,

chyba że Urząd udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

1. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 2, chyba że Urząd udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
2. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia. Za niekorzystne traktowanie, uważa się w szczególności rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowę nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego jest lub ma być świadczona praca przez zgłaszającego, chyba że Urząd udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami.
3. Jednostronna czynność prawna obejmująca rozwiązanie stosunku prawnego, o którym mowa w ust. 7, z powodu dokonania zgłoszenia - jest bezskuteczna.
4. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

10.  Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia.

11.  Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Operator zgłoszeń.

12.  Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, któremu Operator zgłoszeń nadał uprzednio status Sygnalisty, nie spełnia warunków określonych w § 3 (w szczególności jak działał w złej wierze), zostaje pozbawiony statusu Sygnalisty i ochrony przewidzianej w niniejszym paragrafie.

§ 5

Zgłoszenia nieprawidłowości

1. Formalny tryb postępowania w zakresie zgłoszenia naruszeń z wykorzystaniem kanałów zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w ust. 2, przewiduje zgłoszenie ustne, pisemne lub elektroniczne. Zgłoszenia pisemne powinno zostać złożone na przeznaczonym do tego formularzu, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
2. Urząd wprowadza następujące kanały zgłoszeń:

1)      Dedykowany system informatyczny Statlook Sygnalista. Zgłoszenia można przesyłać za pomocą linku umieszczonego na stronie BIP Urzędu.

2)      Osobiście, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Urzędu. Wówczas Urząd jest obowiązany zorganizować bezpośrednie spotkanie w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

3)      Listownie na adres Urzędu. Aby zachować poufność zgłaszającego, list musi być zaklejony i zaadresowany na Operatora, tj. na stanowisko ds. Obsługi Rady. Aby otrzymać informacje zwrotne, zgłaszający musi wskazać dane kontaktowe.

1. Zgłoszenie powinno zawierać:

1)      Obszar zgłoszenia (określony w § 3 ust. 2);

2)      Dokładny opis nieprawidłowości;

3)      Miejsce i czas zdarzenia;

4)      Dane personalne zgłaszającego ;

5)      Ewentualne dane dodatkowe (świadkowie, dowody).

1. Informacje pozyskane w trakcie obsługi zgłoszenia są poufne i zarówno Operator zgłoszenia, Komisja jak i sam zgłaszający są zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych podczas postępowania – chyba że ich ujawnienie jest niezbędne do prowadzenia działań zastępczych lub wymagają tego przepisy powszechnie obowiązujące.
2. Ostateczny wybór kanału zgłoszenia należy do zgłaszającego.

§ 6

Wstępna analiza zgłoszenia

1. Po wpłynięciu zgłoszenia, zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. W przypadku zgłoszeń osobistych – potwierdzenie jest przekazywane ustnie, chyba że zgłaszający zażąda potwierdzenie na piśmie. Wówczas zgłaszający jest obowiązany przekazać adres do doręczenia potwierdzenia.
2. Następnie Operator dokonuje oceny, czy podlega ono rozpatrzeniu. Analiza polega przede wszystkim na sprawdzeniu zakresu zgłoszenia i samego zgłaszającego. Jeżeli zgłoszenie zawiera zbyt mało informacji, by móc podjąć decyzję o zakwalifikowaniu zgłoszenia, Operator (w ramach możliwości) prosi zgłaszającego o uzupełnienie informacji. W przypadku powzięcia wątpliwości, czy zgłaszający jest rzeczywiście tą osobą za którą się podaje, Operator w miarę możliwości weryfikuje zgłaszającego. Weryfikacja ta musi być w pełni poufna.
3. W przypadku zdarzeń, które nie wchodzą w zakres określony w § 3 ust. 2, zgłoszenie zostaje przekazane wg właściwości i weryfikowane jest na podstawie innych procedur.
4. W przypadku gdy, zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych (np. brak odpowiedniego opisu okoliczności, przekazania dowodów), Operator odstępuje od przeprowadzenia działań następczych.
5. W razie wątpliwości, Operator może skonsultować  decyzję z Sekretarzem.
6. Decyzje i ustalenia przeprowadzonej analizy, muszą być przez Operatora w odpowiedni sposób protokołowane.
7. Przechowywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej Operatora, odbywa się przy zachowaniu pełnej poufności danych.

§ 7

Rozpatrywanie zgłoszeń

1. Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia przez Operatora, zgłoszenie w dalszej kolejności rozpatrywane  jest przez Komisję Wyjaśniającą. Informacje dotyczące zgłoszenia nie obejmują danych osobowych zgłaszającego.
2. Komisja składa się z Sekretarza Gminy (w roli Przewodniczącego), Operatora oraz jednego członka wybieranego przez Przewodniczącego ze względu na rodzaj zgłoszenia.
3. Ponadto, Komisja może poprosić o pomoc pracownika, który jest specjalistą w dziedzinie dot. Zgłoszenia (dalej pełnomocnik). Tak powołany pełnomocnik musi być bezstronny, zgłoszenie nie może dotyczyć jego pracy i nie może zachodzić konflikt interesów. Do wykonania czynności specjalistycznych (np. w przypadku potrzeby zabezpieczenia dowodów informatycznych), Komisja może również powołać ekspertów, niebędących pracownikami Urzędu (dalej pełnomocnik). Pełnomocnicy są zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych podczas postępowania, co potwierdzają odpowiednim oświadczeniem składanym na piśmie.
   W przypadku zawarcia umowy z podmiotem zewnętrznym, któremu Komisja będzie powierzać dane osobowe – należy zawrzeć dodatkowo umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych
4. W przypadku zgłoszenia, które może dotyczyć pracy Członka Komisji/Pełnomocnika lub gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie o jego braku bezstronności lub obiektywizmu[1] – Przewodniczący podejmuje decyzję o wyłączenie go z prac Komisji na czas wyjaśnienia zgłoszenia i zakończenia działań następczych. Taki wniosek może również zgłosić do Przewodniczącego zgłaszający oraz Operator. W przypadku gdy zgłoszenie może dotyczyć Przewodniczącego – wówczas taką decyzję podejmuje Operator, który zastępuje jego funkcję. Ocena przesłanek wskazanych w niniejszym ustępie, mogących stanowić powód wyłączenia możliwości pełnienia funkcji Członka Komisji, dokonuje Przewodniczący na podstawie dostępnej wiedzy. Ponadto każdy Członek Komisji składa stosowne oświadczenie w tej kwestii wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3.
5. W przypadku ujawnienia się w toku prac Komisji uzasadnionego podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności członka Komisji/Pełnomocnika, Przewodniczący na czas prowadzonej sprawy odwołuje tego Członka Komisji/Pełnomocnika i w przypadku Członka Komisji – niezwłocznie powołuje na jego miejsce inną osobę, w celu uzupełnienia składu Komisji.
6. W przypadku zgłoszenia dot. pracy Operatora – jest on zobowiązany przekazać zgłoszenie do weryfikacji Przewodniczącemu Komisji i wyłączyć się ze sprawy (wraz z odebraniem uprawnień do systemu zgłoszeń i dostępu do danych związanych ze zgłoszeniem). W przypadku zgłoszenia dokonanego przez system informatyczny Statlook Sygnalista, Urząd wyznacza innego pracownika na Operatora na czas wyjaśnienia zgłoszenia i zakończenia działań następczych.
7. W przypadku gdy sygnalistą jest Operator lub Sekretarz, procedura przebiega analogicznie jak w przypadkach określonych w ust. 4 – 6  niniejszego paragrafu.
8. Posiedzenia Komisji są utrwalane w formie notatki służbowej, a zeznania wezwanych osób – w formie protokołu, które mogą być prowadzone w formie elektronicznej.
9. Komisja w ramach swoich zadań, działa w sposób:

1)      bezstronny

2)      obiektywny

3)      niezależny

4)      uczciwy

5)      poufny

w celu wszechstronnego wyjaśnienia zgłoszenia.

10.  Członkowie Komisji oraz powołani przez nich Pełnomocnicy są upoważnieni przez pracodawcę do przetwarzania wszelkich danych osobowych i informacji oraz dostępu do nośników z informacjami, które są niezbędne do wyjaśnienia zgłoszenia. W ramach postępowania, Członkowie Komisji i powołani przez nich Pełnomocnicy mają dostęp do wszystkich pomieszczeń Urzędu w celu dokonania wizji lokalnej, przeszukania i zabezpieczenia ewentualnych dowodów.

11.  Pracodawca upoważnia członków Komisji do wzywania wszystkich pracowników, współpracowników i świadków w celu złożenia wyjaśnień. Pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzenia Komisji, udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zgłoszenia.

12.  Stawiennictwo, udzielanie odpowiedzi czy udostępnianie dokumentów Komisji jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe.

13.  Pracownik może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu z Komisją okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji zespół ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.

14.  O terminie stawiennictwa Komisja zawiadamia telefonicznie lub e-mailowo nie później niż 1 dzień przed planowanym terminem spotkania.

15.  Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania prowadzonego przez Komisję, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

16.  Konfrontacja stron na spotkaniu z Komisją jest możliwa jedynie za zgodą obu stron

17.  Ponadto Członkowie Komisji mogą:

1)      wystąpić do właściwego przełożonego o zabezpieczenie dowodów,

2)      odsunięcie od pracy pracownika wobec którego istnieje podejrzenie popełnienia naruszenia,

3)      być w stałym kontakcie ze Sygnalistą,

4)      podejmować inne działania mające zapewnić wyjaśnienie złożonego zgłoszenia.

18.  Po ustaleniu wszystkich faktów, Komisja podejmuje decyzję:

1)      O zasadności zgłoszenia;

2)      Rekomendacjach, jeżeli naruszenia nie mają charakteru naruszeń prawa;

3) Rekomendacjach działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia i ew. propozycji działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie takich naruszeń w przyszłości;

4)  Złożenia zawiadomienia do odpowiednich organów nadzorujących, służb lub organów państwa, w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa, których wyjaśnienie leży w kompetencji ww. podmiotów.

19.  Decyzje Komisji zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Komisji, a w przypadku równej liczby głosów, decyduje głos Przewodniczącego (a w przypadku braku udziału Przewodniczącego – Operatora). Pełnomocnicy określeni w ust. 3, nie mają prawa głosu.

20.  Zadaniem Komisji jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, na które składa się analiza zdarzeń, ocena zasadności zgłoszenia oraz przygotowanie dla pracodawcy wniosków i rekomendacji dalszych działań. Postępowanie kończy się wydaniem przez Komisję protokołu zawierającego analizę zdarzeń, ocenę zasadności zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań, na podstawie których pracodawca podejmuje adekwatne rozstrzygnięcie.

21.  W przypadku pozytywnej weryfikacji zgłoszenia i stwierdzenia naruszeń, Komisja przekazuje informację o wyniku postępowania do Wójta lub odpowiedniego organu w celu podjęcia stosownych działań wynikających z regulaminu pracy, umowy współpracy lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa. O wynikach postępowania Komisja informuje kolejno pracownika któremu zarzuca się naruszenie.

22.  Informacje o podjętych działaniach i jego wynikach, Komisja przekazuje do Sygnalisty bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia (o ile podał w zgłoszeniu adres do korespondencji)[2].

23.  W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia i braku stwierdzenia naruszeń, Komisja informuje o powyższych ustaleniach Sygnalistę, Wójta oraz osobę wobec której zarzucano naruszenie.

24.  Przechowywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej Komisji, odbywa się przy zachowaniu pełnej poufności danych.

§ 8

Rejestr zgłoszeń i kontrola pracy Operatora

1. Operator prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych w formie elektronicznej w dedykowanym systemie informatycznym Statlook Sygnalista.
2. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1)      numer sprawy;

2)      przedmiot naruszenia;

3)      datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

4)      informację o podjętych działaniach następczych; 

5)      datę zakończenia sprawy.

1. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
2. Wszelkie zgłoszenia nieprawidłowości i ich rozpatrywania (niezależnie od kanału wskazanego w § 5) muszą być ewidencjonowane w dedykowanym systemie informatycznym Statlook Sygnalista.
3. Sekretarz jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli pracy Operatora. Kontrola polega na otrzymywaniu raz w miesiącu raportów z „historii zmian” z systemu informatycznego Statlook Sygnalista. Raporty te nie zawierają danych osobowych.

§ 9

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.
2. Zgłoszenie wskazane w ust. 1 może nastąpić w szczególności gdy:

1)      w terminie trzech miesięcy Urząd nie podjął działań następczych lub nie przekazał informacji zwrotnej, lub

2)      zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

3)      dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub

4)      w przypadku dokonania zgłoszenia na podstawie niniejszej procedury, istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Urzędem a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Urzędu w naruszeniu prawa.

1. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub do Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem niniejszej procedury, nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w przepisach powszechnie obowiązujących.
2. Zasady przyjmowania zgłoszeń, udzielania informacji zgłaszającemu oraz formy przekazywania tych zgłoszeń, określają przepisy powszechnie obowiązujące, tj. Dyrektywa i polskie ustawy implementujące Dyrektywę.
3. Zgłaszający może również dokonać ujawnienia publicznego. Zgłaszający dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:

1)      dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub

2)      dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.

§ 10

Odpowiedzialność

1. W przypadku ustalenia w wyniku analizy wstępnej lub w toku postępowania wyjaśniającego, że zgłaszający świadomie zatajał prawdę, działał w złej wierze, składał fałszywe zeznania – zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej, odszkodowawczej lub karnej.
2. Odpowiedzialność porządkowa dotyczy tylko pracowników, a konsekwencje przewidziane są w Kodeksie pracy (łącznie z ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i w konsekwencji z rozwiązaniem umowy o pracę bez jej wypowiedzenia).
3. Odpowiedzialność  odszkodowawcza dotycząca zgłoszeń, w których w następstwie doszło do wystąpienia szkody finansowej Urzędu lub osobowej, regulowana jest przepisami powszechnie obowiązującymi.
4. Odpowiedzialność karna dotyczy przypadków wskazanych w przepisach powszechnie obowiązujących i w ustawie implementującej Dyrektywę.

§ 11

Poufność

1. Do zachowania poufności zobowiązani są nie tylko Operator i Członkowie Komisji, ale każda z osób uczestniczących w wyjaśnieniu zgłoszenia, o czym jest ona każdorazowo informowana.
2. Członkowie zespołu, strony postępowania, pełnomocnicy i świadkowie podpisują oświadczenie  o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 4.
3. Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez Komisję, nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań.
4. Dokumenty elektroniczne, zawierające informacje o prowadzonym postępowaniu, są obowiązkowo przez Operatora i Członków Komisji szyfrowane. Dokumenty w formie papierowej przechowywane są w zamykanej szafie bez dostępu osób spoza Komisji.

§ 12

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń jest Gmina Kościan z siedzibą w Kościanie przy ul. Młyńskiej 15, reprezentowana przez Wójta.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, pod adresem poczty elektronicznej: iod@comp-net.pl
3. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych:

1)      przetwarzanie danych osób zgłaszających naruszenia, osób ujętych w zgłoszeniu w ramach niniejszej procedury jest - art. 6 ust. 1 lit c i e RODO w związku z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

2)      rozpatrywania naruszenia w ramach niniejszej procedury - art. 6 ust. 1 lit. f. RODO.

1. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane będą nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
2. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych przysługują następujące prawa:

1)      Jeżeli podstawią prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO:

• prawo dostępu do treści danych
• prawo do sprostowania danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych

2)      Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO:

• prawo dostępu do treści danych
• prawo do sprostowania danych
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych

1. W przypadku naruszeń ze strony Administratora, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualny adres organu nadzorczego to: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych powyżej za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa, gdzie podanie danych jest obowiązkowe.
3. Dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.
4. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać dane dalej (jeśli jest to konieczne), aby móc wykonywać zadania (podmiotom przetwarzającym, innym odbiorcom danych uczestniczącym w procesie przetwarzania) lub podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

10.  Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.

 

Link do dedykowanego systemu informatycznego Statlook Sygnalista.

---

[1] W szczególności w sytuacji gdy Członkiem Komisji jest osoba pozostająca z pracownikiem dokonującym zgłoszenia oraz z pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec  zgłaszającego w takim stosunku prawnym lub faktycznym.

[2] Nie dotyczy zgłoszeń dokonywanych poprzez program Statlook, który automatycznie tworzy platformę do komunikacji ze Sygnalistą.