REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościanie
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościanie zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościanie
2) organizację Ośrodka,
3) zasady funkcjonowania Ośrodka,
4) zakres działania kierownictwa Ośrodka i poszczególnych stanowisk pracy w Ośrodku.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Kierowniku – należy przez to rozumieć Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
2) Ośrodku – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościanie
§ 3
1.Ośrodek jest jednostką budżetową gminy.
2.Siedzibą Ośrodka jest miasto Kościan.
§ 4
Ośrodek jest czynny w dniach roboczych w następujących godzinach:
Poniedziałek od 8.oo do 17.oo
Wtorek – piątek od 7.30 do 15.15
Rozdział II
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA OŚRODKA
§ 5
1. Ośrodek wykonuje funkcje diagnostyczne, planistyczne, decyzyjne i realizacyjne.
2. Do zakresu działania Ośrodka należy wykonywanie zadań własnych i zleconych z zakresu pomocy społecznej.
§ 6
1. Do zadań Ośrodka należy w szczególności:
- analiza i ocena zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej,
- przyznawanie zgodnie z upoważnieniem i wypłacanie przewidzianych ustawą o pomocy społecznej świadczeń,
- pobudzanie społecznej aktywności w zaspakajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin,
- prowadzenie pracy socjalnej rozumianej jako działalność zawodowa, skierowanej na pomoc osobom i rodzinom we wzmacnianiu lub odzyskaniu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie oraz tworzenie warunków sprzyjających temu celowi,
- organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych,
- realizowanie zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej lub innych ustaw, mających na celu ochronę poziomu życia osób i rodzin po zapewnieniu odpowiednich środków,
- tworzenie warunków organizacyjnych do funkcjonowania pomocy społecznej, w tym niezbędnej infrastruktury
2. Ośrodek wykonuje prace kancelaryjne zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przechowywanie akt,
- przekazywanie akt do archiwów.
Rozdział III
ORGANIZACJA OŚRODKA
§ 7
W skład Ośrodka wchodzą:
- Kierownik
- Główny Księgowy
- Pracownicy socjalni
- Opiekunki domowe
- Stanowisko pracy ds. świadczeń rodzinnych
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA OŚRODKA
§ 8
Ośrodek działa w oparciu o następujące zasady:
- praworządności,
- służebności wobec społeczności lokalnej,
- racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
- jednoosobowego kierownictwa,
- planowania pracy,
- kontroli wewnętrznej,
- podziału zadań pomiędzy kierownictwo Ośrodka i poszczególne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.
§ 9
Pracownicy Ośrodka w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Ośrodka działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 10
Pracownicy Ośrodka w wykonywaniu zadań Ośrodka i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 11
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 12
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Ośrodkiem kieruje Kierownik, który ponosi odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
3. Zasady podpisywania pism przez Kierownika i Głównego Księgowego określa załącznik nr 1 do Regulaminu.
§ 13
1. W Ośrodku działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Ośrodka przez poszczególnych pracowników Ośrodka.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Ośrodku określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 14
1. Poszczególne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej,
2. Pracownicy Ośrodka zobowiązani są do współdziałania między sobą w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ KIEROWNIKA OŚRODKA I GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO
§ 16
Do zakresu zadań Kierownika należy w szczególności:
- reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz,
- podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczenie innych osób do podejmowania tych czynności
- wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Ośrodka,
- zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników Ośrodka,
- zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań dla poszczególnych stanowisk pracy,
- wykonywanie czynności wynikających ze stosunku pracy w stosunku do osób zatrudnionych w Ośrodku,
- podejmowanie koniecznych decyzji w sprawach dotyczących merytorycznej działalności Ośrodka.
§ 17
Do zadań Głównego Księgowego należy:
- wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
- kierowanie pracą księgowości,
- nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Ośrodka,
- współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
- współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
- wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Kierownika
Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY STANOWISKAMI PRACY
§ 20
Do zadań pracowników socjalnych należą sprawy związane z udzieleniem świadczeń, a w szczególności:
- praca socjalna,
- dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń,
- udzielanie informacji, wskazówek, i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej; skuteczne posługiwanie się przepisami prawa w realizacji tych zadań,
- pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy,
- udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej,
- pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych,
- współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa,
- inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin,
- współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej klientów Ośrodka,
- prowadzenie rejestru wpływu wniosków i zeszytu wyjść,
- terminowe załatwianie wniosków,
- stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt
- stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
- usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
- wykonywanie i prowadzenie innych dodatkowych zadań zleconych przez Kierownika Ośrodka.
§ 20a
Do zadań stanowiska ds. świadczeń rodzinnych należy:
1. wydawanie wniosków o przyznanie prawa do świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej,
2. przyjmowanie wniosków wraz z pełną dokumentacją o przyznanie świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej,
3. przygotowywanie projektów decyzji w sprawie przyznania świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej,
4. przygotowywanie list płac świadczeniobiorców świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej,
5. zgłoszenie do ZUS osób uprawnionych do ubezpieczenia społecznego.
Rozdział VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 21
Załączniki nr 1-2 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 22
Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia
ZAŁĄCZNIK Nr 1
ZASADY PODPISYWANIA PISM
§ 1
Kierownik podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Ośrodka na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Ośrodka,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski,
5) decyzje z zakresu pomocy społecznej,
6) inne dokumenty zastrzeżone do podpisu przez Kierownika
§ 2
Główny Księgowy podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań, nie zastrzeżone do podpisu Kierownika.
§ 3
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1
Kontrola pracowników Ośrodka dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
W Ośrodku przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności samodzielnych stanowisk,
2) problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanego stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne – obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące – obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanego stanowiska.
§ 4
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5
Kontroli dokonuje Kierownik Ośrodka w odniesieniu do wszystkich pracowników.
§ 6
1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowe zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzenie nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolujące pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Kierownik
§ 7
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoba ta jest obowiązana do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8
Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują kontrolujący i osoba kontrolowana na danym stanowisku.
§ 9
1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego.
2. Kierownik może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.